Decorrente da pandemia gerada pela COVID-19, os negócios vem se moldando e se adaptando às novas formas e meios colocados à disposição pela tecnologia para concretização de exigências e formalidades legais de validade dos atos jurídicos realizados.
Em se tratando de sociedades por ações, a legislação impõe uma série de solenidades que devem ser respeitadas a despeito de não serem validados muitos atos praticados pelos controladores e diretores nomeados para cargos de gestão e administração.
A Assembleia Geral, por exemplo, tem poderes para decidir todos os negócios relativos ao objeto da companhia e tomar as resoluções que julgar convenientes à sua defesa e desenvolvimento. Em tempos de crise e de mudanças rápidas de rumos estratégicos da companhia, não raro será a convocação de assembleia geral extraordinária para tratar de temas relativos ao caminho dos negócios e investimentos nesse período excepcional de crise generalizada que afeta a economia mundial.
Também as sociedades limitadas possuem necessidade de convocação de assembleia e reunião de sócios para deliberação de determinados atos previstos em seus contratos sociais, e da mesma forma, devem seguir as regras legais de convocação, quórum mínimo e manifestação de vontade de todos no momento da votação.
Mas em período de isolamento social, como fazer para que as assembleias e reuniões de sócios sejam convocadas e realizadas de forma válida, com participação de sócios e acionistas, estabelecimento de quórum mínimo e votação necessária para que as deliberações sejam aprovadas?
A Medida Provisória n.º 931 de 30.03.2020 trouxe importantes alterações na legislação vigente, que irão permitir a validade de atos praticados durante o período de pandemia, dos quais podemos mencionar:
Assembleia de Sócios: Dispõe o artigo 1.078 do Código Civil que “a assembleia dos sócios deve realizar-se ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes à ao término do exercício social, com o objetivo de: I - tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico; II - designar administradores, quando for o caso; III - tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia”. A fim de evitar descumprimentos decorrentes da situação de crise, a MP 931 em seu art. 4.º permite que essa assembleia de sócios seja realizada no prazo de 7 (sete) meses contado do término do seu exercício social, e ainda, que qualquer disposição contratual que exija a realização de assembleia de sócios em prazo inferior, seja considerada sem efeito no exercício de 2020.
Mandatos de Administradores e Membros do Conselho Fiscal: Os mandatos dos administradores e dos membros do conselho fiscal previstos para se encerrarem previstos para se encerrarem antes da realização da assembleia de sócios, ficam prorrogados até a sua realização. Os mandatos dos membros dos órgãos de administração e fiscalização e dos outros órgãos estatutários previstos para se encerrarem antes da realização da assembleia geral ordinária, também ficam prorrogados até a sua realização.
Votação à Distância: O sócio poderá participar e votar a distância em reunião ou assembleia (Código Civil, art. 1.080-A). Nas sociedades anônimas, o acionista poderá participar e votar a distância em assembleia geral, nos termos da regulamentação da Comissão de Valores Mobiliários).
Regulamentação da CMV para o voto a distância nas sociedades anônimas: A Comissão de Valores Mobiliários (CMV), através da Instrução Normativa n.º 622 de 17.04.2020, determina que, salvo exceções expressamente previstas na IN_CVM-481 (vide nota final), as companhias abertas poderão realizar assembleias de modo parcial ou exclusivamente digital desde que do anúncio de convocação de assembleias conste obrigatoriamente:
I – nas assembleias destinadas à eleição de membros do conselho de administração, o percentual mínimo de participação no capital votante necessário à requisição da adoção de voto múltiplo;
II – caso, por motivo de força maior, a assembleia não seja realizada no edifício onde a companhia tem sede, o local em que a assembleia será realizada, que deverá ser no mesmo Município da sede, ressalvada se realizada de modo parcialmente digital (vide nota final);
III – caso seja admitida a participação a distância por meio de sistema eletrônico, informações detalhando as regras e os procedimentos sobre como os acionistas podem participar e votar a distância na assembleia, incluindo informações necessárias e suficientes para acesso e utilização do sistema pelos acionistas, e se a assembleia será realizada parcial ou exclusivamente de modo digital.
Esclarece, por oportuno a IN_CVM-622 que considera-se a assembleia realizada: (i) de modo exclusivamente digital, caso os acionistas somente possam participar e votar por meio dos sistemas eletrônicos, sem prejuízo do uso do boletim de voto a distância como meio para exercício do direito de voto; e (ii) de modo parcialmente digital, caso os acionistas possam participar e votar tanto presencialmente quanto a distância, sem prejuízo do uso do boletim de voto a distância como meio para exercício do direito de voto.
Para sua validade, também se faz necessário que o sistema eletrônico assegure: (i) o registro de presença dos acionistas e dos respectivos votos; (ii) a possibilidade de manifestação e de acesso simultâneo a documentos apresentados durante a assembleia que não tenham sido disponibilizados anteriormente; (iii) a gravação integral da assembleia; e (iv) a possibilidade de comunicação entre acionistas.
O registro em ata dos acionistas poderá ser realizado pelo presidente da mesa e o secretário, cujas assinaturas poderão ser feitas por meio de certificação digital ou reconhecidas por outro meio que garanta sua autoria e integridade em formato compatível com o adotado pela companhia para a realização da assembleia.
Diante das formalidades exigidas nesse novo formato de realização de reuniões de sócios e assembleia de acionistas, recomenda-se a presença e orientação prévia de profissional especializado da área jurídica, a fim de evitar nulidades nas votações e deliberações realizadas, garantindo-se a conformidade dos procedimentos legais.
NOTAS:
* A IN_CVM-622 se aplica exclusivamente a companhias abertas registradas na categoria A e autorizadas por entidade administradora de mercado à negociação de ações em bolsa de valores.
** A IN_CVM-622 não se aplica às companhias abertas que não possuam ações em circulação, assim consideradas as ações da companhia, com exceção das de titularidade do controlador, das pessoas a ele vinculadas, dos administradores da companhia e daquelas mantidas em tesouraria.
*** Nas assembleias realizadas de modo parcialmente digital, a reunião presencial poderá, em caráter excepcional e mediante justificativa apresentada no edital de convocação, ocorrer fora da sede da companhia, inclusive em outro município.
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